Vamos direto ao assunto, aqui você vai aprender e analisar 6 lições que consideramos de extrema importância para o aumento da produtividade.
1ª LIÇÃO: Ocupado não é produtivo
Terminar o dia em que você não parou nenhum momento com o sentimento de que não foi produtivo, com a sensação de estar “secando gelo” e parecer que esteve girando em círculos é algo muito desconfortável.
Produzir é fazer o que for necessário na direção da realização dos seus sonhos, rumo a completar os elementos essenciais da felicidade.
O resto é se ocupar.
Dica: Colocar no alarme do celular no mínimo 5 vezes por dia, lembretes com a frase “Estou atarefado ou produzindo?” Cada vez que o alarme tocar, faça a reflexão e responda à pergunta.
Se estiver produzindo, você está no caminho certo, siga adiante.
Se estiver se ocupando, tem a oportunidade de perceber, ficar alerta e corrigir o rumo do trabalho.
2ª LIÇÃO: As tarefas nunca vão terminar
É preciso aceitar que não importa quanto você trabalhe, quanto produza, nunca haverá o dia em que você dirá:
“Nossa, terminei meu dia e não tem nenhuma ligação para retornar, nenhum WhatsApp para responder, nenhum e-mail para olhar, nenhuma conta a pagar, respondi todas as mensagens inbox, aqui em casa está tudo perfeito, não tem compras para fazer nem nada para consertar, todas as pessoas da minha família estão satisfeitas com a minha atenção e todas as minhas metas foram alcançadas.”
O mais importante é você aceitar que nem as suas, nem as minhas, tampouco as tarefas de qualquer outra pessoa terão fim um dia e que NÃO HÁ nenhum desafio quanto a isso.
Dica: sempre que tiver a sensação desconfortável de que o seu dia, mesmo que tenha sido produtivo, deixou muitas pendências, o que você precisa fazer é apenas tomar consciência de que as tarefas nunca vão terminar.
Você não precisa acreditar, só implemente o método e perceba quanto o hábito de se lembrar disso quando se sentir engolido vai acalmá-lo profundamente.
Para ser claro, essa é uma das verdades mais libertadoras que existem.
3ª LIÇÃO: Se você não tem agenda, acaba virando agenda dos outros
O grande desafio é como agir a cada “microdistração” que temos ao longo do dia, nosso cérebro precisa reorganizar o foco.
Funciona mais ou menos como a lente de foco automático de uma câmera de filmar, quando a pessoa muda de posição, precisa de alguns instantes para focar de novo.
É isso o que acontece com nosso cérebro, para digitar um e-mail, ou qualquer atividade que demande concentração.
O simples fato de virar o rosto para verificar a mensagem que acabou de chegar o faz perder o foco do e-mail que está redigindo para focar a mensagem e, mesmo que não chegue a olhar a mensagem propriamente dita, ao voltar a atenção para o e-mail mais uma vez, o cérebro precisa de um novo foco.
No mínimo, ele precisa localizar o ponto em que parou, reler uma parte do último parágrafo para conseguir retomar o raciocínio dali para frente.
Isso rouba tempo precioso do dia de qualquer um que opere nesse modelo. Agora, imagine na escala de um mês, de um ano, de uma vida.
Dicas:
Três ações simples:
1) Desabilite todas as notificações do seu celular, não se permita virar agenda de ninguém.
2) Estabeleça um horário para o seu bloco de respostas, momento em que estará 100% concentrado em responder a todas as mensagens recebidas no período.
3) Crie um canal de emergência, esta será sua terceira ação concreta.
Avise àqueles que consideram importantes para que saibam que você não responderá imediatamente as mensagens. Assim, quando houver uma verdadeira emergência, eles saberão que precisam ligar para o seu telefone ou acionarão qualquer outro canal de emergência que você estabelecer.
4ª LIÇÃO: Mais importante que a velocidade, é a direção
Em uma maratona de 42 quilômetros e alguns metros de distância, o corredor que dispara como um “louco” no início dificilmente concluirá a prova.
Além disso, se seguir na direção errada, aí sim não alcançará a linha de chegada mesmo.
A verdade é que não podemos nos avaliar pelo que falta para chegar ao nosso objetivo, mas por quanto já nos afastamos de onde estávamos.
Dica: a partir de hoje, sempre que começar a se sentir angustiado ao ver quanto falta para alcançar seu objetivo, pare por um instante, respire e anote num papel, fale em voz alta consigo mesmo ou enumere para alguém todos os pontos que já avançou em direção ao que você almeja.
Claro que isso não é desculpa para não evoluir, pelo contrário, se perceber que não está se afastando do “ponto inicial”, precisa acender um alerta amarelo para saber que a sua produtividade está deixando de ser satisfatória, então, é hora de avaliar o que está acontecendo.
5ª LIÇÃO: O maior ladrão de energia é pensar em algo no momento em que não se pode fazer
Você só precisa de um lugar onde possa registrar tudo aquilo que vier à sua cabeça no momento errado.
Esse depósito pode ser um caderno ou qualquer ferramenta de anotação virtual.
O efeito dessa medida simples é incrível porque podemos sentir o alívio de ter externado de certa forma aquele sentimento de que algo precisa ser feito.
Dica: Defina onde será o seu local de anotações. Na dúvida, escolha algo simples e que lhe permita começar de imediato. Lembre-se sempre de que o progresso precisa vencer a perfeição.
6ª LIÇÃO: Não trate exceção como regra
Não existem verdades absolutas sobre produtividade, é importante lembrar-se disso quando for organizar sua semana.
É fundamental entender que sua vida tem em média 80% de atividades previsíveis e 20% de atividades como exceção, isto é, atividades imprevistas.
Assim, precisamos organizar os 80% e gerenciar da melhor maneira possível os outros 20%. Por isto deixar uma lacuna na sua agenda para exceções é necessário.
Dica: Estabeleça agora qual é o seu tempo para as exceções e adote duas medidas em relação a esse tempo:
1) Não agende compromissos rotineiros para esse período;
2) Agende todos os compromissos de exceção daqui por diante no turno em que você estabeleceu.
